Privacy

Tennisclub ’t Kyllot hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In onderstaand privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij hiermee omgaan.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met je persoonsgegevens. Tennisclub ’t Kyllot houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid.
• Jouw persoonsgegevens beperken tot die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw gegevens.
• Passende technische- en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens is gewaarborgd.
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Tennisclub ’t Kyllot zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als je na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wil opnemen dan kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens
Persoonsgegevens van leden worden verwerkt voor de ledenadministratie. Hiervoor kan Tennisclub ’t Kyllot de volgende persoonsgegevens van jou vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• IBAN

Jouw persoonsgegevens worden door Tennisclub ’t Kyllot opgeslagen voor bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

De gegevens worden uitgewisseld met de KNLTB, in verband met de inschrijving van jou als lid aldaar. De gegevens zijn verder de basis voor de jaarlijkse contributie en worden door het bestuur, of met toestemming van het bestuur, gebruikt voor verenigingsberichten.

Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van de leden- en financiële administratie van de KNLTB. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is als de politie voor een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In zo’n geval moeten wij medewerking verlenen en zijn verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden als jij ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Tennisclub ’t Kyllot bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Tennisclub ’t Kyllot van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen. We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Bestuursleden en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent jouw gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou hebben ontvangen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan vragen wij jou hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen niet uit dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als je naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens
Tennisclub ‘t Kyllot
Smilde
secretariaat@kyllot.nl

Fotograferen en filmen op de club, wat mag en wat niet?
In het kort: Meestal wordt een tennisclub aangemerkt als openbare ruimte. Het grootste deel van de vereniging is immers ook toegankelijk voor niet-leden (met uitzondering van bijvoorbeeld een bestuurskamer). Tennisverenigingen mogen dus filmen en foto’s maken bij bijvoorbeeld evenementen en deze plaatsen op de website zonder uitdrukkelijke toestemming. Wil je dat een afbeelding of video wordt verwijderd, stuur dan een mail naar: secretariaat@kyllot.nl